Administrativ chef

Bakgrund
Med anledning av att nuvarande ekonomikonsult avslutar uppdraget vid Hagabergs folkhögskola, och med anledning av att Hagabergs konferens- och restaurangverksamhet ökar med åtföljande fastighetsrelaterade frågor behöver en tjänst tillsättas som kan hantera båda dessa utvecklingar. Hagaberg har också anlitat en extern byrå för lönehantering, men delar av löneadministrationen behöver hanteras på Hagaberg.
Dessa tre funktioner, ekonomistyrning, fastighetsförvaltning och löneadministration bedöms vara verksamhetskritiska för Hagabergs verksamhet och utveckling.


Övervägande
Bedömningen är att ekonomifunktion med ekonomistyrning och löneadministration uppgår till cirka 50-60% och att fastighetsförvaltning, ledning av vaktmästeri och upphandlingar uppgår till cirka 40-50%. De två funktionerna är sammanslagna till en tjänst som administrativ chef med ansvar för ekonomistyrning, lönehantering, övriga administrativa uppgifter och fastighetsförvaltning, vaktmästeri och därmed sammanhängande uppgifter.
Som administrativ chef deltar du i tillämpliga frågor i ledningsgruppen


Arbetsuppgifter


Ekonomistyrning
Löpande ekonomistyrning med nyckeltal i budgetering och uppföljning
Prognoser och kalkylunderlag som beslutsunderlag till ledningsgruppen
Löpande rapportering till ledning och medarbetare
Upphandlingar
Statistikrapportering till SCB, Folkbildningsrådet, SPSM och andra organisationer.
Operativ, taktisk och strategisk ekonomistyrning
Investeringsbedömningar.
Hagabergs folkhögskola använder ekonomisystemet FortNox
Avtalsformuleringar


Lönehantering och arbetsmiljö
Löneadministration och kontroller månadsvis.
Dokumentation och statistik för kvalitet och statistikrapportering
Kontakt med Hagabergs lönekonsulter
God kännedom om arbetsmiljöfrågor och systematiskt arbetsmiljöarbete
Dokumentation i alla personalfrågor


Fastighetsförvaltning och utveckling
Leda mindre bygg- och ombyggnadsprojekt som löpande utförs på Hagabergs folkhögskola
Vara kontaktperson för expertkonsulter inom fastighetsområdet
Formulera och genomföra underhållsplaner för fastigheten
Arbetsleda vaktmästarfunktionen
Ansvara för systematiskt brandskyddsarbete och andra säkerhetsfrågor rörande fastigheten
Upphandla konsulter och byggprojekt samt lämna statistikuppgifter till t ex Svanen.
Kvalifikationer
Civilekonom eller liknande utbildning
Utbildning inom adekvata fastighetsrelaterade områden
Erfarenheter från båda ovanstående fält
God kännedom om Excel som verktyg för analyser och rapportering
Erfarenhet från facklig samverkan och samverkansavtal samt samarbete med arbetsgivarorganisationer.


Meriterande
Det är meriterande om du har erfarenhet från lärande organisationer/utbildningssektorn.
Det är likaså meriterande om du erfarenhet av ledningsfunktioner arbetsledning och personalansvar.


Tillträde och lön
Snarast
Hagaberg tillämpar individuell lönesättning