Arkivarie till gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen

Ref: 20223189

Arbetsuppgifter
Som arkivarie har du ett demokratiskt uppdrag och arbetar varje dag med offentlighetsprincipen i praktiken genom att göra våra handlingar tillgängliga och främja transparens. Vi söker dig med specialistkompetens inom arkiv- och informationshantering och som vill arbeta strategiskt, samordnande och konsultativt. I den här rollen arbetar du övergripande med arkivfrågor frågor på gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen och gör det möjligt för både dagens och framtidens Malmöbo att ta del av våra handlingar. 

Du förväntas arbeta med en hög grad av självständighet enligt mål, riktlinjer och praxis. Vidare driver du arkivfrågor inom förvaltningen och initierar och deltar i olika samarbeten för att uppnå målen. Exempelvis kommer du att arbeta nära huvudregistratorn för att gemensamt säkerställa en korrekt och effektiv hantering av handlingar från upprättande/inkommande till gallring/bevarande.

En del av uppdraget innebär att bevara, vårda och tillhandhålla förvaltningens arkiv, samt arbeta med nämndens arkivredovisning och upprätta styrdokument inom området. Den andra delen av uppdraget handlar om att vara en samordnande funktion gentemot arkivredogörare på Malmö stads gymnasieskolor och vuxenutbildning. Du ser till att skolorna har tillgång till rätt information samt har kompetens och verktyg för att kunna hantera sina lokala arkiv. Det innebär bland annat att hålla i olika utbildningar, säkerställa att styrdokument är uppdaterade samt vara rådgivande i arkivfrågor.

Vid införande av nya verksamhetssystem ställer du som arkivarie krav på informationshantering och du genomför gallringsutredningar för system som ska avvecklas. Du är även förvaltningens kontaktperson gentemot stadsarkivet. 

Kvalifikationer
Vi söker dig som har en kandidatexamen (180 hp varav minst 60 hp inom arkivvetenskap), har du dessutom en masterexamen i arkivvetenskap är det meriterande. För det här uppdraget krävs att du har erfarenhet av liknande arbete, gärna från offentlig verksamhet. Det är önskvärt att du har arbetat självständigt med arkivfrågor och har erfarenhet av offentlighets- och sekretesslagen samt förvaltningslagen. Vidare krävs erfarenhet av arbete i digitalt dokument- och ärendehanteringssystem. Erfarenhet av digital informationshantering och e-arkiv är av högsta vikt. Har du tidigare arbetat i projekt kopplat till arkiv- och informationshantering eller liknande är det meriterande. För den här tjänsten krävs mycket god svenska i tal och skrift. 

Att du som person är noggrann och strukturerad ser vi som en självklarhet. För att trivas i just den här rollen och göra ett bra jobb behövs därutöver ett engagemang och en drivkraft att lyfta och samordna arkiv- och informationshantering inom förvaltningen, vilket kräver självledarskap och en helhetsblick på uppdraget. Du har en förståelse för vad som behöver göras både på kort och lång sikt. Vi är övertygade om att den bästa vägen framåt är tillsammans och vi söker dig som trivs med och är bra på att samarbeta. Då en del av uppdraget innebär att arbeta ut mot våra skolor och bistå dem i olika arkivfrågor är det av stor vikt att du har ett lösningsorienterat förhållningsätt och förmågan att pedagogiskt förmedla information. 

Vi erbjuder en spännande roll där du får mycket inflytande över ditt eget arbete och möjlighet att påverka. Låter det som ett uppdrag för dig? Då ser vi fram emot att få läsa just DIN ansökan. 

Om arbetsplatsen
Gymnasie- och vuxenutbildningsförvaltningen är en av tre skolförvaltningar i Malmö stad. Vi ansvarar för utveckling och genomförande av gymnasieskola och vuxenutbildning. Idag är vi cirka 1600 medarbetare och vi finns i hela Malmö. Vi arbetar för att ungdomar och vuxna ska nå målen för sin utbildning och bli aktiva i vårt samhälle. Vi finns för att skapa bästa möjliga förutsättningar för Malmöborna att kunna växa genom livslångt lärande.

På Storgatan 20 samlar vi våra centrala stödfunktioner, organiserade i fem avdelningar: avdelningen för kommunikation, medborgarkontakt och antagning, ekonomiavdelningen, HR-avdelningen, kvalitets- och utvecklingsavdelningen samt avdelningen för nämnd och ärendehantering där denna tjänst är placerad. På avdelningen för nämnd och ärendehantering är vi just nu 10 medarbetare: arkivarie, huvudregistrator och nämndsekreterare, två administratörer, två förvaltningsjurister och tre utredningssekreterare. Vi stöttar förvaltningen med bland annat juridisk rådgivning, dokument- och ärendehantering samt handlägger skoljuridiska ärenden och skriver fram ärenden till nämnden. På vår avdelning samordnas också en del förvaltningsövergripande processer, som planering och uppföljning med mål och intern kontroll.

Malmö stads verksamheter är organiserade i 14 förvaltningar. Vårt gemensamma uppdrag är att skapa välfärd och hållbar samhällsutveckling. Tillsammans med Malmöborna utvecklar vi en ännu bättre stad att bo, verka och vara i; olikheter, livserfarenheter och talanger gör Malmö till en smart stad i hjärtat av Europa. Världens kunskap finns här.


Läs om Malmö stad som arbetsgivare här malmo.se/jobb


Information om tjänsten
Anställningsform: Tillsvidareanställning
Omfattning: Heltid
Antal tjänster: 1
Tillträde: Snarast, enligt överenskommelse 

Övrigt
Observera att vi i Malmö stad tagit bort det personliga brevet från ansökningsprocessen och ersatt det med urvalsfrågor, detta för en mer inkluderande rekryteringsprocess och en effektiv kandidatupplevelse för dig som söker jobb hos oss. Dina svar blir en viktig del i vårt urvalsarbete. 

Malmö stad strävar efter att medarbetarna ska representera den mångfald som finns i vår stad. Vi välkomnar därför sökande som kan bidra till att vi som arbetsgivare kan uppfylla Malmöbornas behov.