Assistent till Mötesstöd och Resor

Mötesstöd och Resor, RK Service, Förvaltningsavdelningen

Vill du arbeta med att administrera, planera och organisera möten tillsammans med kunniga kollegor där din främsta kompetens är inom mötesbokning? Vi söker nu dig som vill vara spindeln i nätet där du är ett nära stöd till sektionens driftansvariga i administrativa frågor..

Din arbetsdag. Sveriges morgondag.

Mötesstöd och resor är en sektion vid Regeringskansliet. Sektionen har ett samordningsansvar som bland annat arbetar med stöd före, under och efter möten. Rollen som assistent hos oss innebär att du hanterar ärenden via ärendehanteringssystemet, mail och telefon samt ge rådgivning och stöd till användare inför, under och efter möten. I dina arbetsuppgifter ingår att ta emot bokningar och vara ett stöd till att välja rätt lokal samt möblering och genomföra visningar av RK:s möteslokaler. 
Arbetet är både administrativt och operativt samt att du kommer att arbeta en del strategiskt med våra möten och mötesrum. 
Rollen kan också komma att innebära att delta i uppdrag och projekt för sektionen för mötesstöd och resor, tex stötta Mötessamordnaren, delta i andra FA projekt eller på departement.
Övrigt förekommande arbetsuppgifter inom sektionen kan också komma att ingå i rollen, såsom att föra mötesanteckningar på sektionsmöten, uppdatera rutiner, instruktioner och mallar samt ta fram olika statistikunderlag och andra administrativa uppgifter. 

Din bakgrund
Vi söker dig som har en gymnasieexamen. Därtill har du aktuell erfarenhet av mötessamordning och har arbetat med att ge stöd och rådgivning avseende möten och event.  

Det är meriterande om du även har Arbetat inom Regeringskansliet och har God kunskap om Regeringskansliets struktur och organisation. 

Dina egenskaper
För att bli framgångsrik i rollen krävs att du är strukturerad samt kan organisera och prioriterar ditt arbete på ett effektivt sätt, du förstår och arbetar utifrån verksamhetsmål. Arbetet innebär många kontakter inom och utanför sektionen, vilket ställer höga krav på god samarbetsförmåga och att snabbt kunna ställa om till ändrade förutsättningar. Rollen kräver att du är serviceinriktad och tillmötesgående och har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra. Du kan uttrycka dig väl i tal och skrift och kan dokumentera rutiner och arbetssätt. Därtill är du lojal och har en positiv attityd, handlar i enlighet med fattade beslut och tar upp kritik i rätt sammanhang.

Övrigt
Anställningen inleds med sex månaders provanställning. Tillträde snarast. Befattningen är placerad i säkerhetsklass och en säkerhetsprövning med registerkontroll kommer att genomföras innan beslut om anställning fattas. Du måste vara svensk medborgare, men får gärna ha utländsk bakgrund.

Är du intresserad?
Vill du veta mer om jobbet och vad vi erbjuder, kontakta sektionschef Jonas Lindqvist 08-405 42 17 eller Lisa Karlström HR-handläggare Tfn 08-405 87 67. 
Fackliga representanter nås via Regeringskansliets växel 08-405 10 00. Fackliga kontaktpersoner är Johan Strokirk för Saco, Karina Åbom-Engberg för ST och Lars Vestberg för Seko. Du når dem via Regeringskansliets växel, 08-405 10 00.

Vi tar gärna emot samtal från dig som är intresserad av jobbet men vi tackar nej till dig som säljer annonser och rekryteringstjänster.

Välkommen att registrera din ansökan i vårt rekryteringsverktyg senast den 22 maj 2023

 

Regeringskansliets uppdrag är att stödja regeringen i dess arbete med att styra Sverige och förverkliga sin politik. Här arbetar 4 800 personer, varav 600 utomlands. Regeringskansliet välkomnar sökande med olika bakgrund och erfarenheter. Vi ser jämställdhet och mångfald som en styrka och tillgång och vi arbetar aktivt för att vara en arbetsplats fri från diskriminering. Förvaltningsavdelningen ansvarar för myndighetsövergripande frågor som förändrings- och förnyelsearbete, ekonomi, arbetsgivarfrågor, kompetensförsörjning, kommunikation, säkerhet, it, bibliotek, arkiv och registratur samt för den gemensamma servicen i Regeringskansliet.