Avdelningsadministratör

Uppdrags-/tjänstebeskrivning
Uppdraget omfattar att vara administratör/-assistent åt ett antal enhetschefer. Rollen kommer att delas mellan flera olika enheter och avdelningar.
Avdelningsadministratören behöver självständigt och med stort eget ansvar tillsammans med avdelning- och enhetschefer arbeta för att avlasta cheferna i sitt dagliga arbete genom att planera och utföra administrativa uppgifter.
Uppdraget avser att utföras av en resurskonsult (en tjänst som utförs av en Konsult i syfte att ge förstärkning åt vår kund i det löpande arbete. Utförandet av dessa tjänster leds och styrs av vår kund

Arbetsuppgifter
I arbetsuppgifterna ingår bland annat att avlasta enhetschefer i administrativa göromål, såsom:
Dokumentation, uppföljning och rapportering av enheternas verksamhet
Fakturahantering
Mötes- och konferensbokningar
Protokollskrivning
Planering av möten och workshops
Samordning mellan enheter och avdelningar
Utöver detta kan administratören i samråd med chef få större uppgifter att driva självständigt. Här finns en utvecklingsmöjlighet i rollen.

Säkerhetsprövning
Säkerhetsprövning av leverantör och konsult krävs med anledning av att konsulten kan komma i kontakt med hemliga uppgifter (t.ex. sitta med på möten).

Placering
Vår kunds kontor i Sundbyberg.
Konsulten kan erbjudas att cirka 1-2 dagar arbeta från eget kontor.

Skallkrav för uppdraget i punktform:
Eftergymnasial utbildning inom till exempel ekonomi, HR eller administration alternativt motsvarande arbetslivserfarenhet.
Kompetens och Erfarenhet:
Minst 3 års dokumenterad erfarenhet av att ha självständigt arbetat med administrativa arbetsuppgifter, liknande de som anges i nämnda arbetsbeskrivning.
Minst 3 års arbetslivserfarenhet av att arbeta med MS Office program som Excel, Word , Powerpoint och Outlook.
Minst 1 års erfarenhet av att arbeta i UBW/Agresso.
Minst 2 års arbetslivserfarenhet av att dokumentera styrgruppsmöten eller liknande beslutande verksamhet. Redogör för referensuppdrag som styrker att kravet uppfylls.
Behärska svenska och engelska i tal och skrift.

Börkrav för uppdraget i punktform:
Minst tre års erfarenhet av att arbeta med administration i offentlig verksamhet, t.ex. statlig eller kommunal, minst 1 referensuppdrag ska anges
Minst tre års erfarenhet av att arbeta med administrativt stöd åt chefer.

Övrigt
Nedanstående personliga egenskaper säkerställs via referenser och vid eventuell intervju. Kunden förbehåller sig rätten att kontakta egna relevanta referenser (än de som leverantören själv angivit) för att säkerställa uppfyllande av krav.
God samarbetsförmåga
Hög initiativförmåga
Flexibel och anpassningsbar efter arbetsbelastning
Serviceminded
Utåtriktad och tydlig i sin kommunikation
Ödmjuk och ha lätt för att skapa förtroende
Arbetar självständigt och målinriktat
Fallenhet för administrativa arbetsuppgifter
Förmåga att arbeta i grupp