Chefsassistent

Välkommen till jobbet som får Sverige i arbete! Här arbetar du på regeringens uppdrag för en arbetsmarknad som hjälper människor framåt. Vi frigör möjligheter så att arbetssökande hittar sysselsättning och arbetsgivare sin nästa medarbetare. För att nå målet behöver vi samarbeta, i myndigheten men också med olika externa aktörer i hela landet. Tillsammans driver vi förändring, utvecklar nya arbetssätt och skapar lösningar som gör att Sverige kan fortsätta framåt. Vill du bli en av oss?




Rättsavdelningen
Rättsavdelningen ansvarar för att myndighetens verksamhet bedrivs enhetligt och rättssäkert och att tolkning och tillämpning av lagar och andra regler sker på ett korrekt sätt.

Vi säkerställer att god förvaltning genomsyrar myndigheten och därigenom bidrar till verksamhets- och kundnytta.

På enheten Riktning och stöd arbetar vi med stabsfrågor såsom strategiskt och administrativt stöd till avdelningens chefer, samordning av Rättsavdelningens utveckling, verksamhetsplanering- och uppföljning, budget, kompetensförsörjning och kommunikation.

Rättsavdelningen och enheten Riktning och stöd behöver nu förstärkas med en erfaren handläggare/chefsassistent som kan bidra till Arbetsförmedlingens och Rättsavdelningens fortsatta utveckling.

Som handläggare/chefsassistent är du ett personligt och nära stöd till rättschef, stab och övriga enhetschefer. Du har ett nära samarbete med dina kollegor på staben. Du arbetar självständigt i en social roll som bygger på att du med hög integritet och stort engagemang underlättar rättschefens och avdelningens chefers vardag.

Vem söker vi
Vi söker dig som är serviceinriktad och har hög social kompetens. Du är ofta samordnande och pådrivande gentemot andra, såväl inom avdelningen som med övriga samverkanspartners. Du har ett proaktivt och lösningsfokuserat arbetssätt samt erfarenhet av att arbeta självständigt.

I dina arbetsuppgifter ingår att fungera som ett nära administrativt stöd till rättschefen och hantera e-post och andra inkommande ärenden, kalender- och mötesbokningar, beställningar och telefonsamtal. I tjänsten ingår även att ge stöd till avdelningens enhetschefer och ledningsgrupp med möteskoordinering, beställningar, att skapa olika typer av dokument och presentationer, diarieföring och att skriva minnesanteckningar och protokoll. Du är ett stöd i planering, personaladministration och ekonomiadministration.

I arbetsuppgifterna ingår också att ansvara för avdelningens gemensamma SharePoint-sidor och att tillsammans med enhetens andra handläggare och verksamhetssamordnare hantera inkommande ärenden och fördela uppdrag och remisser i samarbete med övriga inom staben.

Du trivs i ett arbete där det periodvis är ett högt tempo. Rollen innebär att ha framförhållning, att se till att olika uppdrag och rutiner sköts på ett korrekt sätt och att du har hög digital kompetens.

Kvalifikationer
- godkänd gymnasieutbildning inom administration eller likvärdigt område
- erfarenhet av beställningar, faktura- och ekonomihantering
- erfarenhet av ärendehantering, diarieföring och dokumenthantering
- van användare av MSOffice och ärendehanteringssystem
- mycket god muntlig och skriftlig förmåga i svenska

Meriterande
- erfarenhet som chefsassistent eller administratör inom statlig förvaltning eller komplex organisation
- protokollskrivning
- erfarenhet av handläggande arbetsuppgifter
- erfarenhet av SharePoint och ServiceNow

Utöver dessa kvalifikationer har du personlig förmåga och fallenhet att arbeta i enlighet med Arbetsförmedlingens medarbetarskap:

Medarbetare på Arbetsförmedlingen:

- Tar ansvar för sina arbetsprestationer och sitt bidrag till helheten
- Anpassar sig till förändring och oförutsedda händelser
- Tar initiativ till utveckling och bidrar till förbättring

Vårt erbjudande
Tjänsten är en tillsvidareanställning på heltid som inleds med sex månaders provanställning. Tillträde enligt överenskommelse. Placeringsorten är Solna.

Vi erbjuder förmånliga semesteravtal, möjlighet till flextid, friskvård på arbetstid samt friskvårdsbidrag. Vår arbetsplats består av över 11 000 kompetenta och engagerade medarbetare. Genom att samarbeta och vara öppna för nya perspektiv utvecklas vi som individer och verksamhet. Tillsammans frigör vi möjligheter som får Sverige i arbete.

Läs mer om vår organisation och vårt uppdrag på vår webbplats https://arbetsformedlingen.se/om-oss


Ansökan
Välkommen med din ansökan senast 2022-07-04.

Du ansöker genom att klicka på knappen ”ansök”. Bifoga ditt CV och ett personligt brev där du beskriver varför du söker jobbet, samt betyg/intyg som styrker kraven om utbildning och/eller arbetslivserfarenhet i din ansökan.

På Arbetsförmedlingen tillämpas en evidensbaserad rekryteringsprocess. Du kan läsa mer om vår rekryteringsprocess på vår hemsida Jobba hos oss Arbetsförmedlingen(www.arbetsformedlingen.se)

Urvalstest kan förekomma i vår rekryteringsprocess och vi kommer ge dig mer information om processen via e-post efter ansökningstiden gått ut.

Vi arbetar aktivt för att vara en myndighet fri från diskriminering. Det är viktigt för oss att all kompetens tas tillvara och vi välkomnar alla sökande. Vi ser positivt på om du har kunskaper i något av våra nationella minoritetsspråk.

Vi arbetar aktivt för att vara en myndighet fri från diskriminering. Det är viktigt för oss att all kompetens tas tillvara och vi välkomnar alla sökande. Vi ser positivt på om du har kunskaper i något av våra nationella minoritetsspråk.