Arbetsbeskrivning
Omfattning: Heltid
Start: 2 februari 2026
Uppdragslängd: 12 månader, möjlighet till förlängning (1+1 år)
Vi söker nu en strukturerad, driven och självgående Office Coordinator som vill stötta plats- och byggledningen i ett omfattande industriellt utvecklingsprojekt med stor klimatnytta och långsiktig samhällspåverkan.
I denna roll blir du en central del av projektets arbetsplatsorganisation och ser till att administration, dokumentation och kommunikation håller hög kvalitet – vilket gör att projektets tekniska och strategiska arbete kan genomföras effektivt.
🧭 Om rollen
Som Office Coordinator arbetar du nära platschef, byggledare, tekniska specialister och projektadministratörer. Du ansvarar för att skapa ordning, struktur och kontroll i projektets administrativa flöden.
Du blir navet som knyter samman dokumenthantering, mötesadministration, rapportering och kommunikation – och bidrar till ett välfungerande projektkontor.
🔧 Dina huvudsakliga arbetsuppgifter
📁 Dokument- och informationshantering
Administrera projektets dokumenthanteringssystem (SharePoint, Byggnet eller liknande)
Säkerställa korrekt versionshantering av samtliga handlingar
Diarieföra avtal, beslut, protokoll och tillstånd
Bevaka tidsfrister och granskningsprocesser
Upprätthålla ärende-, avvikelse- och beslutslistor
Hantera slutdokumentation inför projektets överlämning
🗓️ Mötes- och planeringsadministration
Samordna byggmöten, styrgruppsmöten och samordningsmöten
Upprätta dagordningar och samla in underlag
Föra mötesprotokoll och uppdatera åtgärdslistor
Följa upp beslutsstatus och påminna ansvariga
Stödja projektledningen med tidplans- och delmålsuppföljning
🏗️ Stöd till plats- och projektorganisationen
Hantera kontaktlistor, organisationsscheman och behörigheter
Stödja introduktion av nya medarbetare och konsulter
Administrera tillträdeslistor och register över utbildningar och säkerhetsdokument
Samordna platsmöten, inspektioner och besök
Bidra till en fungerande arbetsplatsmiljö på projektkontoret
📝 Kommunikation & myndighetskontakter
Sammanställa rapporter, lägesbilder och beslutsunderlag
Föra logg över inkommande och utgående kommunikation
Hjälpa till med kontakter mot myndigheter och externa aktörer
Skapa presentationsmaterial åt projektledning och styrgrupp
♻️ Kvalitet, Miljö & Arbetsmiljö (KMA)
Hantera register över projektets KMA-dokumentation
Bevaka egenkontroller, miljöuppföljning och avvikelser
Sammanställa underlag för revisioner och slutrapporter
Säkerställa att dokumentation uppfyller krav enligt kontrakt och regelverk
🎯 Mål för rollen
Dokumentation är korrekt, spårbar och uppdaterad
Möten, beslut och åtgärder följs upp strukturerat
Rapportering och underlag håller hög professionell nivå
Projektorganisationen fungerar effektivt och transparent
📌 Kravprofil
🎓 Formella krav
Gymnasial utbildning, gärna kompletterad med YH/högskola inom administration, bygg, anläggning eller projektledning
Flera års erfarenhet av administrativt arbete inom bygg-, industri- eller anläggningsprojekt
Grundläggande förståelse för entreprenadjuridik (AB/ABT) och byggprocessens skeden
🖥️ Tekniska färdigheter
Erfarenhet av dokumenthanteringssystem (t.ex. SharePoint, Byggnet, Interaxo, CDE)
Mycket god datorvana i Microsoft 365
Grundläggande förståelse för tidplanering och projektekonomi
🧠 Personliga egenskaper
Strukturerad och noggrann
Självgående med god förmåga att prioritera
Kommunikativ och samarbetsorienterad
Serviceinriktad, flexibel och trygg i en dynamisk projektmiljö
Hög integritet och ansvarstagande