Project Office Coordinator till Energisektorn Stockholm!

Vill du spela en nyckelroll i ett av Sveriges mest spännande och samhällsviktiga utvecklingsprojekt? Är du strukturerad, kommunikativ och trivs i en organisation där ordning, kvalitet och samarbete är avgörande? Då kan det här vara rätt uppdrag för dig!
Om rollenSom Office Coordinator blir du navet i projektets administrativa struktur. Du arbetar nära platschefer, byggledare, tekniska specialister och administratörer, och ser till att dokumentation, kommunikation och uppföljning håller hög kvalitet.
Du skapar ordning och spårbarhet i dokumentflöden, följer upp möten och beslut, och säkerställer att projektets processer fungerar smidigt och håller tidsplanen.
Huvudsakliga arbetsuppgifterDokument- & informationshantering
Administrera dokumenthanteringssystem som t.ex. SharePoint eller Byggnet


Säkerställa korrekt versions- och arkiveringshantering


Diarieföra avtal, beslut och protokoll


Bevaka granskningsprocesser och deadlines


Hantera slutdokumentation inför överlämning

Planering & mötesadministration
Planera och koordinera olika typer av projektmöten


Ta fram dagordningar och samla in underlag


Föra protokoll och uppdatera åtgärds- och beslutslistor


Följa upp aktiviteter och påminna ansvariga

Projekt- & platsstöd
Hantera kontaktlistor, behörigheter och organisationsscheman


Stödja introduktion av nya medarbetare


Administrera tillträden, utbildningsregister och säkerhetsdokument


Samordna platsmöten, besök och inspektioner


Bidra till en funktionell och välorganiserad kontorsmiljö

Kommunikation & myndighetskontakter
Sammanställa lägesrapporter och presentationsmaterial


Föra logg över inkommande och utgående kommunikation


Stödja kontakt med myndigheter och externa aktörer

Kvalitet, Miljö och Arbetsmiljö (KMA)
Registrera och följa upp KMA-dokumentation


Bevaka egenkontroller, miljöuppföljning och avvikelser


Förbereda underlag för revisioner och slutrapportering

Vi söker dig som har:Formell bakgrund
Gymnasieutbildning, gärna kompletterad med YH/högskola inom bygg, anläggning, administration eller projektledning


Flera års erfarenhet från administrativt arbete inom bygg/anläggning


Grundläggande kunskap om entreprenadjuridik (AB/ABT)

Teknisk kompetens
Erfarenhet av dokumenthanteringssystem (t.ex. Byggnet, SharePoint, Interaxo, CDE)


Mycket god datorvana i Microsoft 365


Förståelse för tidplanering och projektekonomi

Personliga egenskaper
Strukturerad och noggrann med god ordningskänsla


Kommunikationsstark och samarbetsinriktad


Självgående och ansvarstagande


Trygg i en dynamisk projektmiljö där förutsättningar förändras


Serviceorienterad med förmåga att hålla många bollar i luften

Varför detta uppdrag?
Du blir en viktig del av ett omfattande industriprojekt som bidrar till framtidens hållbara energilösningar. Här får du möjlighet att växa i en professionell miljö tillsammans med experter inom bygg, teknik och projektstyrning.

Praktiska detaljer: Uppdragsperiod: 02-Feb-2026 - 31-Jan-2027 Placering: Stockholm Omfattning: Heltid 100% Uppdragets längd: 1 år med möjlighet till förlägning
Sway Sourcing är en innovativ rekryteringspartner som specialiserar sig på att matcha rätt talang med rätt företag – snabbt och effektivt. Vårt huvudfokus ligger inom Ekonomi, Administration, HR, Marknad och IT, men vi har även den breda expertis och flexibilitet som krävs för att leverera skräddarsydda rekryteringslösningar inom alla branscher.
Trots att vi är en relativt ny aktör har vi redan byggt förtroende hos många av Sveriges största företag och arbetar både nationellt och internationellt. Med baser i Sverige och Spanien erbjuder vi en unik kombination av lokal expertis och global räckvidd. Vårt starka nätverk och djupa branschinsikter gör oss till en självklar partner för företag som vill ligga steget före i sin rekrytering.