Administratör till chefsläkarfunktion

Verksamhetsområde sjukhusadministration

Vi är Akademiska sjukhuset – ett av Sveriges ledande universitetssjukhus. Förutom rollen som länssjukhus är vi leverantör av högspecialiserad vård och betjänar två miljoner människor i Mellansverige. Hos oss pågår det något hela tiden – ett nytt liv ser dagens ljus, en mormor opereras, en kollega hyllas som livets hjälte. Vi tror att ärlighet varar längst och det är ingen hemlighet att vi behöver bli fler. Som kollega till oss får du vara med om mycket. Hårda prövningar men också fantastiska händelser, stark gemenskap och stöttning från kollegor och medmänniskor. För att se delar ur vår verklighet, besök vår fotoutställning på akademiskafotoutstallning.se.

Välkommen med din ansökan och bli en del av oss.

Vår verksamhet
Enheten för administrativ service inom sjukhusadministrationen har tretton medarbetare som arbetar med ledningsstöd, verksamhetsstöd och övergripande administrativa frågor. Vi sitter tillsammans med andra funktioner i sjukhusadministrationen i lokaler där vi arbetar aktivitetsbaserat. Du behöver vanligen finnas på plats för att kunna stötta verksamheten på ett bra sätt, men vi samplanerar inom enheten och det finns viss möjlighet att arbeta på distans.

Ditt uppdrag
Ditt uppdrag består huvudsakligen av stöd till sjukhusets chefsläkarfunktion, där en central del är att du tillsammans med en kollega koordinerar pågående ärenden. Sjukhusets två chefsläkare ansvarar för olika typer av patient- och vårdrelaterade frågor, där du administrerar exempelvis ärenden till och från andra vårdgivare, patientnämnden och Inspektionen för vård och omsorg (IVO). Du har ett brett kontaktnät med externa och interna kontakter. Internt arbetar du bland annat med att registrera och fördela ärenden till berörda verksamheter och ansvariga chefer, samordna underlag och tillse att ärenden färdigställs och hanteras korrekt och i tid.

Du bistår med ledningsstöd i form av service och administrativa uppgifter, exempelvis inför, under och efter möten med kallelse och agenda, lokalbokning, stöd till deltagare, mötesanteckningar och annan dokumentation. Vissa möten är stående, andra mer situationsanpassade, såsom IVO:s inspektioner eller chefsläkarnas verksamhetsbesök. Vidare administrerar du sjukhusets patientsäkerhetsutbildning och andra utbildnings- och informationsinsatser.

Den andra delen i uppdraget handlar om allmänna administrativa uppgifter där vi samarbetar inom enheten. Som exempel kan nämnas personaladministration i systemet Heroma och hantering av passerkort och behörighetstilldelning. Ett par förmiddagar i veckan bemannar du våningsplanets reception och ger service till medarbetare och besökare. Vi arbetar verksamhetsöverskridande, för att anpassa oss efter verksamhetens behov, tillfälligt och över tid. Det innebär att du kan involveras i andra arbetsuppgifter, särskilda uppdrag och projekt.

Dina kvalifikationer
För rollen krävs gymnasial utbildning. Påbyggnadsutbildning inom administration eller motsvarande är meriterande. Du har erfarenhet av att arbeta med kvalificerat chefs- och ledningsstöd och administrativa uppgifter och är van vid samarbete i komplexa organisationer.

För att fungera i rollen har du hög integritet och skapar förtroendefulla relationer. Du är lojal, drivs av att ge god service och samarbetar mycket väl med andra för att säkerställa en hög tillgänglighet och kvalitet. Du är självgående, noggrann, strukturerad och fokuserar på rätt saker. Det är viktigt att du har förmåga att se till helheten och ligger steget före för att verksamheten ska flyta på så bra som möjligt och för att kunna parera för snabba förändringar. Vi hoppas att du är intresserad av att lära dig nya arbetsuppgifter och digitala system och att du vill bidra till att fortsätta utveckla våra arbetssätt och rutiner.

Vi arbetar i journalsystemet Cosmic, diariesystemet Public 360, avvikelsesystemet Medcontrol, utbildningsplattformen Pingpong samt i Office 365.

Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet för tjänsten.

Vi erbjuder
En tillsvidaretjänst på heltid, med tillträde så snart som möjligt, enligt överenskommelse.

Hos oss får du förmåner som gör skillnad, läs om förmånerna här (https://regionuppsala.se/jobba-hos-oss/bli-var-nya-kollega/formaner/).

Vill du veta mer?
Administrativ chef Helena Broberg, 018-612 25 33
Facklig representant nås via växeln 018-611 00 00

Vill du jobba med oss?
Välkommen med din ansökan via länken nedan. Intervjuer kommer att inledas före ansökningstidens slut, så skicka gärna in din ansökan så snart som möjligt.

Region Uppsala värdesätter de kvaliteter som jämn könsfördelning och mångfald tillför verksamheten. Vi ser därför gärna sökande av alla kön och med olika födelsebakgrund, funktionalitet och livserfarenhet.

Denna rekrytering sker helt genom Region Uppsalas försorg. Vi undanber oss därför telefonsamtal från rekryteringsföretag och annonsförsäljare.