Chefssekreterare

Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet (myndigheten) svarar för att den regionala kollektivtrafiken i, samt till och från Sörmland, utförs på ett kvalitativt och kostnadseffektivt sätt så att den bidrar till regional utveckling, god miljö och tillgodoser invånarnas behov av kollektivtrafik. Myndighetens övergripande mål är att skapa en attraktiv kollektivtrafik för hållbar tillväxt och utveckling.

Myndigheten har idag verksamhet i Nyköping och Eskilstuna. Traditionella kanslifunktioner och trafikutveckling är i huvudsak placerade i Nyköping medan kundtjänstfunktioner huvudsakligen är placerade i Eskilstuna.

Myndighetens uppdrag och organisation har växt sedan etableringen 2012 och kommer att fortsätta växa till följd av att medlemmarna under 2014 gav myndigheten ansvar för delar av den särskilda kollektivtrafiken samt uppdrag att etablera en kundtjänst- och beställningsfunktion även för den särskilda kollektivtrafiken (sjukresor och färdtjänst). Dessa verksamheter kommer att samordnas från den 1 februari 2016.

Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet - Den moderna myndigheten som är hållbar, professionell och lyhörd.

För rekrytering söker vi nu en engagerad och utvecklingsorienterad Chefssekreterare. Som chefssekreterare har du en viktig roll och en spännande tjänst med stort helhetsansvar.

Tjänsten är placerad i Nyköping.

ARBETSUPPGIFTER
Vill du vara med och bidra till ett viktigt samhällsuppdrag i en roll där du får många kontaktytor och med stor chans att påverka? Välkommen med din ansökan!

Det övergripande uppdraget för chefssekreteraren är att stödja och vara en del i utförandet av Sörmlands Kollektivtrafikmyndighets administration, vilket ska bidra till en effektiv verksamhet. Tjänsten är till stor del operativ, men du arbetar även strategiskt genom att ansvara för och säkerställa vissa av myndighetens administrativa processer. Du erbjuds en varierad och rolig roll som kräver ett stort eget ansvar och som också ställer höga krav på god kommunikativ och relationsbyggande förmåga.

I rollen ansvar du, själv eller tillsammans med kollega, för:
• Processerna hörande till arkiv och diarieföring samt posthantering
• Processerna hörande till arbetet med avtalsförvaltning och avtalsuppföljning
• Processen hörande till myndighetens kalendarium
• Upprättande, utvecklande och säkerställande av administrativa rutiner
• Stöd till myndighetschef, kanslichef och verksamhetschef
• Sekreterarskap i myndighetens ledningsgrupp och i direktionen för Sörmlands Kollektivtrafikmyndighet samt arbetet med beredning, genomförande och uppföljning av dessa sammanträden och där innefattade ärenden och beslut
• Administrativt stöd hörande till kontorsmaterial, teknisk utrustning, beställning av förbrukningsmaterial med mera
• Myndighetens representation i kommunsekreterarnätverket

Chefssekreteraren är placerad i myndighetens ledningskansli där du arbetar tillsammans med andra specialister inom HR, ekonomi, juridik och verksamhetsutveckling och du rapporterar till kanslichefen. I rollen som chefssekreterare har du ett nära samarbete med myndighetschef, kanslichef och verksamhetschef.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har några års erfarenhet av administrativt arbete, där det är meriterade med erfarenhet av att ge stöd åt en ledningsfunktion. Du behöver ha någon form av relevant utbildning på eftergymnasial nivå och vi ser gärna att du har erfarenhet av arbete i offentlig verksamhet.

Din datorvana är god och du använder utan problem Word, Powerpoint och Outlook i ditt dagliga arbete. Du har vana av att skriva protokoll och liknande och du uttrycker dig mycket väl i tal och skrift. Har du även erfarenhet av ärendehanteringssystemet Public 360 är det meriterande.

Du är trygg och självständig i din roll, och som person engagerad med hög integritet. Eftersom rollen innebär många kontaktytor vill vi att du lyssnar in behov, ger mycket god service och skapar goda relationer både internt och externt. Du behöver vara självständig, se vad som behöver göras och göra det, samt ta egna initiativ till förändringar och förbättringar när så behövs. Rollen kräver att du är en organiserad och strukturerad person som tycker om ordning och reda. Du har god förmåga att planera och prioritera, men du ska även klara av att omprioritera. Du måste även gilla att växla mellan självständiga och stödjande arbetsuppgifter. Du är prestigelös och tycker det är roligt med uppgifter som varierar i svårighetsgrad.

Stor vikt läggs vid personlig lämplighet i denna rekrytering.

Du kan vidare hantera perioder med högt tempo samtidigt som du klarar att prioritera ditt arbete och att leverera med struktur, noggrannhet och god kvalitet. Om du dessutom är intresserad av samhällsfrågor kommer du att trivas i rollen.

Stämmer du in på ovanstående profil - sök redan idag! Löpande urval sker för denna tjänst.

ÖVRIGT
Vi ber dig söka denna tjänst via länken i annonsen. Det är av största vikt att du är noggrann när du fyller i din ansökan och enkät då de bedöms gentemot andra sökande. Om du lämnar in ansökan på annat sätt är det viktigt att du uppger annonsens referensnummer.

Årsarbetstidsavtal tillämpas och som anställd erbjuds du friskvårdsbidrag och reseförmån.