Chefssekreterare till Kulturförvaltningen

Stockholm växer som aldrig förr. Våra ambitioner är höga. Nu söker vi dig som vill vara med och forma morgondagens Stockholm.



Om Kulturförvaltningen
Kulturförvaltningen arbetar för att det kulturella utbudet i Stockholm ska bestå av ett stort antal möjligheter.

Vi ansvarar för huvuddelen av de kommunalt drivna kulturverksamheterna och ger stöd till det fria kulturlivet.  Vi har ca 900 medarbetare och omfattar Kulturskolan, Stockholms stadsbibliotek, Liljevalchs konsthall, Museer och konst med Stadsmuseet, Medeltidsmuseet och Stockholmia förlag. Evenemangsavdelningen arrangerar stora publika evenemang som till exempel Stockholms kulturfestival och ungdomsfestivalen We Are Sthlm.
Våra verksamheter har ca 11 miljoner besök varje år. En utmaning för oss är att nå fler, och grupper som vi inte når idag. Alla ska känna sig välkomna i våra verksamheter, vilket ställer höga krav på medarbetarnas kompetens och engagemang.

Ditt arbete hos oss
Som chefssekreterare har du en koordinerande roll med varierande administrativa arbetsuppgifter. Du ansvarar dagligen för inkommande post och sköter mötes- och resebokningar. Du sammanställer material inför möten. Du kommer även skriva protokoll vid interna möten och ordna aktiviteter inom förvaltningen.
För att lyckas i rollen som chefssekreterare behöver du trivas med administrativt arbete, våga ta för dig och knyta nya kontakter, och samtidigt ha ett professionellt bemötande. Du gillar att ha struktur i ditt arbete samtidigt som du har flera uppgifter parallellt. Du har en god prioriteringsförmåga, arbetar självständigt samtidigt som du har god samarbetsförmåga.
Inom kulturförvaltningen finns många färgstarka chefer och medarbetare som brinner för kultur. Du kommer att få god inblick i förvaltningens verksamhet och ledningsarbete. Vi arbetar aktivitetsbaserat och sitter i moderna lokaler på Askebykroken i Rinkeby.

Välkommen med din ansökan!

Dina arbetsuppgifter
Som chefssekreterare är du ett administrativt stöd och har en koordinerande roll för kulturdirektören, förvaltningens ledningsgrupp och den administrativa staben. Du bidrar till att skapa god struktur och effektivitet i det administrativa arbetet för ledningen. Dina arbetsuppgifter är omväxlande och du ansvarar bland annat för att:

- hantera kulturdirektörens kalenderbokningar, e-post och telefonsamtal
- ansvara för allt kring ledningsgruppens möten
- skriva mötesprotokoll och hantera uppföljningsåtgärder
- ansvara för bokningar av förvaltningens chefsforum
- vara stöd till administrativa staben
- ansvara för kulturförvaltningens funktionsbrevlådor
- göra direktupphandlingar och ansvara för avtalsuppföljning
- utföra övriga administrativa uppgifter till stöd för ledningen.

Ansvaret för förvaltningens funktionsbrevlådor innebär att diarieföra och fördela förslag och synpunkter för besvarande. Du kommer att arbeta med förvaltningens diarieföringssystem Platina, i nära samarbete med förvaltningens nämndsekreterare och arkivarie.
Du kommer att ingå i den administrativa staben och rapporterar till den administrativa avdelningschefen.

Kvalifikationer
Vi söker dig som har:

- högskoleutbildning minst 60 poäng
- erfarenhet av arbete som assistent, sekreterare, koordinator eller dylikt
- goda kunskaper i Outlook och Officepaketet
- mycket god förmåga att hantera det svenska språket i tal och skrift.

Det är en förutsättning att du har intresse av kommunal verksamhet.

Personliga kompetenser
Vi söker dig som motiveras av att ge hög service. Du är driven, självgående och tar ansvar för att dina uppgifter levereras. Du är strukturerad och effektiv i din planering och arbetar proaktivt med hög kvalité. Du är lösningsorienterad och flexibel när ändrade förutsättningar sker. Du agerar stabilt och fokuserat även när det är mycket att göra. Du är tillmötesgående och duktig på att skapa goda relationer. Vi kommer att lägga stor vikt vid de personliga kompetenserna.



Övrigt
I denna rekrytering kommer vi använda tester som urvalsverktyg. Provanställning kan komma att tillämpas.

Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering.