EXECUTIVE ASSISTANT

Arbetsuppgifter
Som Executive Assistant och Office Manager kommer du i första hand att stödja chefen för Norden med alla typer av administrativa och kontorsrelaterade uppgifter. Du förväntas tänka ett steg före alla andra när det gäller resor, möten och allmänna leveranser/deadlines. Du kommer också att påverka välbefinnandet för alla kollegor på kontoret genom att skapa en bra arbetsplats och främja en positiv samarbetskultur.

Dina ansvarsområden kommer bland annat vara att:

- Utföra administrativa uppgifter för att stödja chefen för Norden i den dagliga verksamheten. Detta kan innefatta, men inte begränsat till, kalenderhantering, schemaläggning av möten, hantera researrangemang, kostnadsrapportering och prioritera de mest känsliga ärendena.
- Distribuera mötesmaterial, granska e-postmeddelanden samt elektroniskt arkivera dokument.
- Förbered korrespondens, e-post, rapporter, presentationer eller annan tilldelad dokumentation.
- Planera och delta i ledningsmöten: spela in, transkribera och sammanfatta diskussionsämnen för rapporter och PM.
- Korrekturläsa dokument och säkerställa korrekta/konsekventa data innan distribution.
- Schemalägg, planera och assistera vid koordinering av evenemang, kvartalsvisa nordiska nyanställningar, möten och/eller specialprojekt.
- Kontorsledning: agerar projektledare för olika kontors relaterade projekt och uppgifter.
- Samarbeta i olika projekt och lösa ad-hoc uppgifter.
- Äga uppdraget att administrera alla kontrakt i ICD-systemet/verktyget.

Om oss
JobBusters är ett auktoriserat personaluthyrnings- och rekryteringsföretag som är inriktade mot tjänstemän och har funnits sen 2011. Vi på JobBusters bryr oss om våra konsulter och vårt mål är alltid att bygga långsiktiga relationer med både konsult och kund. Vårt mål är alltid att matcha våra kunders drömkandidat med våra kandidaters drömjobb!

Företagspresentation
Vår kund är ett multinationelt bolag från USA som är verksam inom läkemedel, hälsovård och medicinsk utrustning. I Sverige finns kontoren i Uppsala, Stockholm och Helsingborg.

Kvalifikationer
- Du är en erfaren Executive Assistant som är van att arbeta med konfidentiell information.
- Du har erfarenhet av projektkoordinering.
- Du har goda kunskaper i Outlook samt MS Office.
- Du har erfarenhet av kalender och utläggshantering.
- Du kommunicerar obehindrat på både svenska och engelska, i såväl tal som skrift.

Personliga egenskaper
För att lyckas och trivas i rollen som Executive Assistant så ser vi att du är mycket organiserad, detaljorienterad och resultatinriktad. Du har ett proaktivt och lösningsorienterat tankesätt och ligger alltid steget före. Ditt kreativa tankesätt gör att du alltid hittar nya vägar om det första tillvägagångssättet inte fungerade. Vidare så är du extremt samarbetsvillig, sprider positiv energi och drivs av att arbeta mot snäva deadlines.

När du blir en av oss
Som konsult hos JobBusters kan du känna dig trygg med ett kollektivavtal i ryggen, tillgängliga konsultchefer och engagerade rekryterare. Du som konsult får även tillgång till vårt nätverk av spännande företag och uppdragsgivare! För oss är det viktigt att du som konsult trivs, känner en trygghet och gemenskap till oss som arbetsgivare. Vi erbjuder tjänstepension, löneväxling och möjlighet till flexpension. Du får även tillgång till vår förmånsportal, där du utöver friskvårdsbidrag har tillgång till mängder av rabatter och erbjudanden inom hälsa, hem och fritid, transport, sjukvård och mycket mer! Ditt välmående är av högsta prioritet för oss och vi erbjuder bland annat en digital lösning som hjälper våra medarbetare att hitta verktyg för att hantera vardagens alla utmaningar, både på jobbet och i privatlivet.

Lön
Lön enligt överenskommelse.

Tillträde och ansökan
Heltid, kontorstider. Vår kund önskar start så snart som möjligt och uppdraget förväntas löpa i 8 månader med möjlighet till förlängning. Du kommer att vara anställd av JobBusters som konsult hos vår spännande kund. Skicka in din ansökan (gärna i Word-format) snarast, då intervjuer sker löpande.

Sökord: chefassistent , executive assistant, office manager